Ufficio servizi istituzionali e amministrazione generale

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Orario di apertura al pubblico:

dal lunedì al venerdì dalle 9 alle 12.30

mercoledì pomeriggio dalle 15 alle 18.30.

Referenti:

Sig.ra ALBA RESEMINI
Tel. 0371 449837
Fax 0371 475077
e-mail:  finanziario@comune.sanmartinoinstrada.lo.it

Dott.ssa MONICA PONZELLINI

Tel. 0371 449838
Fax 0371 475077
e-mail:  segreteria@comune.sanmartinoinstrada.lo.it

MARINA BONOMI
Tel. 0371 449839
Fax 0371 475077
e-mail: messo@comune.sanmartinoinstrada.lo.it

Responsabile del servizio:

Sig.ra ALBA RESEMINI
Tel. 0371 449837
Fax 0371 475077
e-mail:  finanziario@comune.sanmartinoinstrada.lo.it

Funzioni:

Affari generali:

•    Rapporti con Organi Statali, , regionali, provinciali, 
•    Attività di istruttoria degli Atti (ricerca e studio, interpretazione ed applicazione di norme, leggi e regolamenti inerenti il servizio di competenza)
•    Previa predisposizione del relativo schema di contratto da parti del rispettivo Servizio di competenza l’Ufficio provvede alla formale stesura definitiva del contratto nonché agli adempimenti sucessivi
•    Conferimento  incarichi a liberi professionisti, relativamente al Servizio di propria competenza  (con relativa assunzione di impegno di spesa) 
•    Istruttoria e stesura convenzioni, deliberazioni, determinazioni con assunzione impegno di spesa ed adempimenti successivi relativamente al Servizio di competenza 
•    Organizzazione, stesura e gestione procedure, in tutte le fasi di competenza, di gare di appalto e relativi atti, pubblicazioni, ecc. inerenti il proprio servizio.
•    Istruttoria e predisposizione regolamenti di competenza del Servizio , stesura ed applicazione delle disposizioni in essi contenuti
•    Legge  n° 196/ 2006  (Privacy): applicazione della normativa
•    Legge 241/90 (accesso alla documentazione amministrativa): applicazione della normativa e rilascio documentazione in osservanza della normativa vigente relativamente al proprio Servizio 
•    Tutti i necessari impegni di spesa e conseguente controllo sulle fatturazioni 
•    Statistiche di competenza.  
•    Gestione amministrativa dei servizi assicurativi e fiscali ( bolli ) relativamente a tutti  gli automezzi comunali . Gestione dei rapporti  con le compagnie di assicurazione 
•    Gestione del parco veicoli comunale relativamente al proprio Servizio (Acquisto o altra formula contrattuale  , manutenzione ordinaria ,  revisione , vendita degli automezzi )
•     In occasione della sostituzione di veicoli assegnati in dotazione  il Servizio , sulla base delle competenze e delle esigenze tecniche ,  provvederà  a predisporre specifico Atto di Indirizzo da proporre alla Giunta Comunale per le successive determinazioni  
•    Bandi di gara, stipula contratti, regolazione premi e gestione amministrativa (cura delle scadenze contrattuali, integrazioni e rinnovi polizze) dei servizi assicurativi
•    Rapporti con broker o compagnie assicurative 
•    Gestione amministrativa delle controversie legali connesse alle competenze del Servizio, rapporti con uffici legali ed organi giudiziari, impegni di spesa e liquidazione note/spesa nenchè concreta e diretta attività di assistenza tecnica al professionista incaricato in funzione della materia oggetto del contendere 

Segreteria generale:

•    Supporto tecnico-amministrativo all’attività del Sindaco, degli Organi Collegiali e delle Commissioni Comunali
•    Convocazioni pre / Consiglio, convocazione Consiglio e Giunta Comunale (predisposizione relativa documentazione e pubblicità), decreti sindacali nelle materie di competenza , determinazioni, deliberazioni della Giunta e del Consiglio ( secondo le precisazioni meglio già indicate  ), bandi di gara, verbali di gara, contratti relativi al proprio servizio, regolamenti comunali ( predisposizione, redazione a computer, copia, pubblicazione e relativa trasmissione ai servizi di competenza). La predisposizione delle rispettive proposte rimane di competenza del singolo Servizio secondo le ripartizioni  di cui al presente catalogo delle attività
•    Tenuta registri degli atti in maniera unitaria ed in ordine cronologico (ordinanze, decreti sindacali, delibere, determinazioni, contratti, convenzioni, ecc.), dei verbali Commissione affari generale e dei Regolamenti comunali, sia del servizio di competenza che di tutti gli altri servizi

Albo pretorio e Notifiche:

•    Gestione Albo Pretorio On- Line per tutti gli Uffici e Servizi per atti in pubblicazione. Tenuta registro atti pubblicati e bacheca comunale.
•    Ritiro e recapito materiale presso le diverse Istituzioni in loco ed in paesi limitrofi, sia per il Servizio di competenza che per tutti gli altri Servizi; Recapito materiale anche a Società, commercianti e privati (locali e non).
•    Procedure di  recupero spese di notifica per atti notificati a richiesta di altri Enti pubblici.
•     Gestione liquidazione costo atti notificati da altri Enti pubblici per conto ns. Uffici.
•         Notifica atti, sia di emissione interna che esterna
•    Tenuta registro atti notificati, compresa gestione corrispondenza relativa e gestione delle pratiche di deposito atti presso Casa comunale.
•    Rapporti con l’ufficio postale e le altre agenzie di recapito postale 

Funzionamento macchina comunale:

•    Gestione procedure di appalto di carattere generale che coinvolgono più servizi..
•    Impegni di spesa per acquisti di fornitura di beni di consumo necessari al funzionamento degli uffici comunali (compreso Hw. ) per tutti i Servizi (le forniture proprie relative a materie di  competenza di ciascun Servizio  sono effettuate da ciascun servizio ) 
•    Gestione operativa edifici comunali 

ITC e sistemi informativi:

•     Attività di raccordo e di supporto informatico per tutti i Servizi in ordine alle problematiche di gestione della rete (sono escluse tutte le problematiche concernenti gli specifici programmi di gestione di ogni singolo Servizio), rapporti con le ditte individuata come amministratore del sistema, call center problemi informatici e di rete interna, problematiche di gestione del server, installazioni / disinstallazioni programmi, aggiornamenti, ecc, impegni di spesa per servizio fornito da ditta amministratore del sistema
•     Tutti i necessari impegni di spesa per acquisti e/o rinnovi apparecchiature informatiche al servizio di tutti i Servizi Comunali , contratti di assistenza e manutenzione Hw. E Sw .